Ausgaben für den Betrieb mindern den steuerpflichtigen Gewinn von Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Dazu zählt auch der Kauf von Büromöbeln. Auch Arbeitnehmer können von Steuererleichterungen profitieren, wenn sie einen Bürostuhl für das Homeoffice anschaffen und sie zusammen mit anderen Werbungskosten die Pauschale von 1.200 Euro (ab 2022, vorher 1.000 Euro) überschreiten. Diese steuerliche Möglichkeit ist unabhängig von der oft strittigen Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers. Für günstige Stühle ist ein Abzug der Kosten im Anschaffungsjahr möglich. Sie gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Ansonsten muss das Wirtschaftsgut über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Höhere Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter
2018 wurde die Grenze für GWG von 410 Euro auf 800 Euro netto erhöht. Liegt der Kaufpreis nicht höher als 800 Euro netto bzw. 952 Euro einschließlich Mehrwertsteuer, müssen Sie den Bürostuhl nicht abschreiben. Der Betrag kann im Anschaffungsjahr in voller Höhe als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten angesetzt und von der Steuer abgezogen werden. Der Betrag bezieht sich immer auf einen einzelnen Gegenstand. Wenn Sie also je einen Bürostuhl in Weiss, Schwarz und Braun kaufen und jeder davon 600 Euro netto kostet, dürfen Sie den Rechnungsbetrag von 2.142 Euro (dreimal 600 Euro plus 19 % Umsatzsteuer) trotzdem sofort absetzen. Die sofortige Abschreibung für den Bürostuhl ist eine Kann-Bestimmung. Alternativ ist eine mehrjährige Abschreibung zulässig.
Nutzungsdauer 13 Jahre
Abschreiben bedeutet, dass die Anschaffungskosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts verteilt werden. Um ständige Diskussionen und Ungleichbehandlungen von Steuerpflichtigen auszuschließen, gibt das Finanzministerium eine allgemeine AfA-Tabelle heraus. Die Abkürzung steht für Absetzung für Abnutzung. Für Büromöbel, also auch für den Bürostuhl, ist eine Abschreibung über 13 Jahre vorgesehen. Hat also ein hochwertiger Chefsessel 1.300 Euro gekostet, mindert er den steuerpflichtigen Gewinn eines Unternehmens 13 Jahre lang um jeweils 100 Euro (ohne Berücksichtigung einer zeitanteiligen Berechnung im Anschaffungsjahr und im letzten Jahr der Abschreibung).
Was passiert, wenn Sie einen Bürostuhl voraussichtlich oder tatsächlich kürzer oder länger als 13 Jahre nutzen? Die AfA-Tabellen sind nicht verbindlich wie ein Gesetz. Sie sind vielmehr wie eine Dienstanweisung an die Finanzbeamt:innen zu verstehen. Diese dürfen bei der Steuerfestsetzung nicht ohne triftigen Grund davon abweichen. Umgekehrt muss aber auch der Steuerpflichtige gute Argumente haben, um in seiner Steuererklärung eine andere Abschreibungsdauer anzusetzen. Wird ein noch nicht vollständig abgeschriebener Bürostuhl verschrottet oder verkauft, wird der steuerliche Restwert als Kosten berücksichtigt, gegebenenfalls abzüglich Verkaufserlös. Wird ein bereits abgeschriebener Gegenstand weiterhin genutzt, ist er steuerlich irrelevant. In der Buchführung bleibt er üblicherweise mit einem Erinnerungswert von einem Euro stehen.
Sonderfall Poolabschreibung
Unternehmer können zur Verwaltungsvereinfachung auch mehrere Wirtschaftsgüter in einem Pool zusammenfassen. Voraussetzung ist ein Netto-Wert des einzelnen Gutes zwischen 250 und 1.000 Euro. Für den Pool, der ganz unterschiedliche Gegenstände enthalten kann, gilt insgesamt eine Abschreibungsdauer von fünf Jahren. Die kürzere Dauer kann einen erheblichen steuerlichen Vorteil bringen, weil die jährlichen Beträge höher sind. Deshalb sollte bei einem Preis von mehr als 800 bis maximal 1.000 Euro die Poolabschreibung stets geprüft werden.
Bild: Bigstockphoto.com / New Africa
